La digitalisation du travail collaboratif en agence web

L’heure est à la digitalisation du travail collaboratif ! Et c’est encore plus vrai depuis quelques mois, depuis que ce maudit virus est apparu !

S’il peut paraître évident que nos smartphones et les réseaux sociaux se sont ancrés dans notre quotidien, on a tendance à occulter tous les outils numériques qui se sont développés en parallèle et qui font désormais partie de nos vies.

C’est particulièrement vrai quand on parle de la vie d’une agence de webmarketing et de la communication digitale.

Nos compétences ne peuvent pas se limiter à une connaissance parfaite des algorithmes ou à une rigueur minutieuse du SEO. Nous devons aussi évoluer dans un cadre de travail qui nous permet d’être le plus efficace possible, dans des délais courts et restreints.

Le mois dernier, Webylo célébrait ses 6 ans (et oui, déjà 🥳!).

Pour fêter cela, nous avons donc décidé de vous partager notre retour d’expérience sur une organisation qui s’est affinée avec le temps. C’est parti !

 

SOMMAIRE

La gestion de projet en agence, une organisation en constante évolution
Favoriser les échanges

 Les outils pour nous organiser

Nous l’avions vu dans notre précédent article, l’organisation d’un projet joue pour beaucoup dans son succès. Le partage d’information est probablement l’un des éléments les plus importants pour un travail en équipe efficace. Que ce soit pour accéder à des documents, garder une trace des échanges ou avoir une représentation fidèle des missions à mener, il est nécessaire d’avoir une vision claire du projet de chaque client.

Dans notre cas, nous avons toujours su nous projeter sur le long terme, et bien découper en tâches notre travail selon le temps qui nous était attribué.

Les difficultés se sont manifestées lorsque nous avons commencé à recruter des collaborateurs. Beaucoup de nouveaux projets et des missions très variées nous ont ainsi pousser à repenser notre organisation. Il fallait en effet réussir à garder une trace de nos échanges, de nos tâches et de nos idées, sans pour autant perdre du temps à les reporter dans plusieurs logiciels.

Nous nous sommes donc construit un environnement sécurisé et clair, qui nous a permis d’avoir une vision lucide sur chacun de nos projets.

Notre choix s’est porté sur une combinaison de deux outils.

 

Asana, le logiciel de gestion de projet et de tâches

Avec lui, nous avons créé un projet pour chaque client avec la liste de toutes les tâches réparties en grandes catégories (SEO, SMM, Optimisations web, etc.). Son principal avantage est que l’on peut définir une échéance et un responsable pour chaque tâche, et que l’on peut surtout facilement échanger dessus (partage de fichiers, identifications, chat, etc.). La digitalisation du travail en équipe à alors pris tout son sens avec Asana et nous l’affectionnons tout particulièrement !

 

Toggle, le logiciel de gestion du temps

Toggle est le pendant direct de Asana. Il s’agit d’un compteur de temps qui nous permet de voir le temps passé sur chaque mission. Directement connecté à Asana, il nous aide à avoir un suivi précis de notre travail et à mieux nous organiser. C’est un outil vraiment très pratique en fin de mois lorsque l’on veut faire le point sur le temps passé pour chaque client ⌚

 

Un drive pour les gouverner tous

Google Drive et la suite Google plus généralement nous permettent de rassembler pour chaque client les documents nécessaires à son projet. L’avantage de Google Drive, en dehors du fait qu’il soit gratuit, est qu’il propose une gestion des permissions très précises. Nous pouvons ainsi partager notre travail, faire participer nos clients ou demander l’avis de nos collègues, tout en préservant l’intégrité et l’anonymat de nos données selon nos besoins.

Autre avantage, il nous fait économiser sur la suite Office tout en nous offrant des fonctionnalités similaires.

Google Drive reste néanmoins pour nous un outil de digitalisation du travail collectif. Nous stockons toutes les données importantes sur un serveur externe sécurisé grâce au service Owncloud.

 

Teams, l’allié indispensable

Teams est devenu l’incontournable. Il n’a pourtant intégré notre équipe que l’année dernière lors du premier confinement. Whatsapp, Slack, réunions avec Google Meet, il nous aura fallu du temps avant d’adopter l’outil de messagerie de Microsoft. Nous avons porter notre choix sur ce logiciel car il nous permet d’organiser des groupes de communication (aussi appelé « canaux ») très facilement. Grâce à cela, nous pouvons avoir une discussion par client, et échanger simplement avec toutes les parties prenantes du projet.

Partages de fichier, modifications en ligne, outil de communication efficace, Teams s’est définitivement taillé une place de choix dans notre quotidien, en particulier avec le contexte actuel 😷

 

S’il peut sembler évident qu’un environnement entièrement digitalisé pour travailler en équipe fait partie de notre quotidien, nous sommes fiers d’avoir réussi à définir ce cadre de travail qui simplifie grandement notre organisation. Notre agence de webmarketing à Montpellier peut ainsi répondre à tous vos défis efficacement.

Nous espérons que cet article vous inspirera dans la gestion de votre entreprise et de vos tâches, et qu’il vous permettra d’aller plus loin et plus vite dans vos projets.

N’hésitez pas à nous contacter si vous voulez développer votre visibilité et que vous avez besoin d’accompagnement dans votre transition numérique 😉