Comment s’organiser au travail en 2021 ?

Quand une nouvelle année débute, on part souvent plein de belles résolutions et de bonnes idées.

Pourtant, quand on essaye de mieux s’organiser au travail ou au quotidien, on se retrouve (trop) rapidement confronté à la réalité 😑

Aujourd’hui, nous avons donc décidé de vous partager quelques techniques pour mieux organiser votre travail et vos projets.

Gagner du temps, réduire votre stress et être plus productif en 2021, ça vous tente 😇?

Si c’est le cas, cet article est fait pour vous !

SOMMAIRE

• Organiser son travail efficacement
• Etape 1 : Lister ses tâches
• Etape 2 : Prioriser ses tâches avec la méthode MoSCoW
• Trouver sa routine
• S’écouter pour mieux s’organiser au travail
• S’accorder des pauses
• Se fixer des objectifs
• Préparer le lendemain

 

Etape 1 : Lister ses tâches

Avant de s’organiser au travail, il faut déjà savoir quoi faire !

Que l’on ait un ou plusieurs projets à gérer (comme améliorer votre présence digitale par exemple), vous devez commencez par identifier toutes les tâches à accomplir pour les mener à bien.

Pour y parvenir, la première chose à faire est de bien définir vos objectifs. Quelles sont les réalisations attendues ? Qu’est-ce qui définit le succès de votre projet ? Quels sont les étapes et les éléments nécessaires à votre travail ?

Il faut prendre le temps de se poser toutes ces questions avant de se lancer. L’idée étant d’identifier tous les éléments qui composent votre projet, afin d’éviter les mauvaises surprises en cours de route.

Pour chacune de ces tâches, déterminez :
– le temps de travail prévu (un minimum et un maximum)
– le coût éventuel
– la date maximale de la réalisation

Si vous travaillez en équipe, il faudra aussi penser à identifier :
– les compétences mobilisées pour répartir le travail correctement
– le responsable de la mission

Une fois que vous aurez établi cette liste, dites-vous que vous aurez fait le plus difficile !

Etape 2 : Prioriser ses tâches avec la méthode MoSCoW

Vous vous en doutez, cette liste de tâches n’est pas suffisante pour s’organiser correctement au travail. Il faut également les prioriser.

Prioriser, c’est l’action par laquelle différentes étapes de la réalisation d’un projet vont être classées par ordre d’importance. La logique est simple : traiter les tâches plus urgentes et les plus importantes en priorité.

On va pour cela utiliser la Méthode MoSCow. L’avantage de cette méthode est qu’elle permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans le projet et d’en définir l’importance. Elle est basée sur un principe de catégorisation simple :

– M = Must have
Ce sont les tâches indispensables au projet dont vous ne pourrez pas faire abstraction
– S = Should have
Ici vont toutes les tâches qu’il serait bien de faire. Elles sont importantes, mais ne sont pas vitales au projet.
– C = Could have
Cette catégorie correspond aux tâches qui améliorerait votre confort de travail et la qualité générale du projet. Intéressantes, mais pas indispensables
– W = Won’t have but would like
Les tâches qui entrent dans cette catégorie correspondent aux choses que l’on aimerait faire mais que l’on n’aura probablement pas le temps de réaliser. C’est en quelque sorte votre boîte à idées, dans laquelle vous pourrez piocher si vous avez davantage de temps à consacrer à votre projet. 

Cette méthode est d’une certaine manière l’évolution de la méthode Eisenhower, où l’on va classer ses tâches par ordre d’importance. La force de la méthode MoSCoW est qu’elle est beaucoup plus adaptée à la logique de projet, contrairement à la matrice Eisenhower qui va mieux fonctionner pour ses tâches plus « quotidiennes ».

Ceci en tête, prenez maintenant la liste des tâches que vous avez établie juste avant et répartissez-les dans les 4 catégories de la méthode MoSCoW.

Bravo, vous avez réussi à prioriser vos tâches 💪

Il ne vous reste plus qu’à les répartir sur un calendrier (Google Agenda le fait très bien) et à les enregistrer dans un logiciel de gestion des tâches (Asana, Trello, Kiwili, etc.)

 

S’écouter

Une journée de travail peut être longue. Il y a des moments où l’on est très efficace et d’autres, un peu moins 🤫

Et c’est tout à fait normal, chacun a sa propre horloge biologique !

Pour certains, c’est le matin. Pour d’autres, c’est plutôt en fin de journée.

Le plus important, c’est d’adapter votre travail à ces phases. Réservez donc les tâches les plus complexes à ces moments où vous êtes le plus efficace.

Beaucoup se forcent encore à travailler en décalé par rapport à leur horloge biologique.

2021 est l’occasion rêvée pour quitter cette mauvaise habitude !

(Pour ceux qui ont du mal tout au long de la journée, nous n’avons pas de recette miracle à part une bonne dose de repos, désolé 🤷‍♂️)

 

S’accorder des pauses

Le temps, c’est de l’argent.

Mais un cerveau qui tourne au ralenti, c’est aussi du temps perdu.

Quand vous sentez que vous n’arrivez pas à avancer, inutile d’insister et de vous disperser pendant des heures. Prenez plutôt une vraie pause d’une dizaine de minutes et changez-vous les idées !

Faire une vraie coupure entre deux sessions de travail est nécessaire. Notre capacité de concentration avoisinerait en effet les 90 minutes. Au-delà, le cerveau se fatigue et perd en efficacité. En vous accordant des pauses, vous ne perdez pas du temps, au contraire : vous devenez plus productif !

En un mot, après l’effort, le réconfort 🤗

 

Se fixer des objectifs

Avoir une longue liste de tâches peut être démotivant. Pour éviter ce problème, notre équipe aime bien se mettre des objectifs quotidiens, simples à réaliser, tout au long de ses projets. Plutôt que de voir notre travail comme une longue suite d’évènements sans fin, nous l’organisons pour en faire une suite de succès gratifiants et motivants !

 

Préparer le lendemain

Avant de terminer notre journée, bien préparer celle qui suivra est important. C’est en effet le moment parfait pour prendre un peu de recul sur notre travail et planifier les tâches du lendemain.

Avec cette méthode, fini le temps perdu à ne pas savoir ce qu’il y a à faire en arrivant à son bureau !

Nous pouvons commencer à travailler dès le début de la journée ✍

 

Nous espérons vous avoir donné les clés pour affronter au mieux cette nouvelle année ! On ne le répètera jamais assez, mais une journée bien organisée est une journée productive.

Une fois que votre organisation au travail est exemplaire vous être prêt à apprendre nos meilleures astuces concernant les tendances SEO pour 2021.

Rassurez-vous, si vous ne savez pas comment mener à bien vos projets, l’équipe de l’agence de webmarketing Webylo serait toujours là pour vous aider 😇 Et si vous souhaitez avoir d’autres informations utiles pour s’organiser au travail, suivez-nous sur les réseaux sociaux 😉

Et vous, comment est-ce que vous vous organisez au travail ?